Carole Colleaux, cheffe de projet apprentissage, nous éclaire sur les subtilités des conventions de formation. Essentielles pour la validité et le financement des parcours d’apprentissage, ces conventions formalisent le lien entre les entreprises et les CFA. Une convention bien rédigée est la clé pour sécuriser le soutien financier des OPCO !
6 questions pour tout savoir sur la convention de formation
Qu’est une convention de formation et à quoi elle sert ?
La convention de formation, ou contrat de formation, formalise les relations entre l’organisme de formation et l’entreprise qui accueille les apprentis. Elle détaille le programme d'études, les objectifs de formation, les responsabilités de chaque partie concernant la formation pratique et théorique de l’apprenti ainsi que les modalités financières.
Pour être valide, la convention de formation doit être rédigée en deux exemplaires, datée et signée par les deux parties, et chaque partie en conserve un exemplaire.
La convention accompagne le cerfa contrat d’apprentissage. L’employeur doit le transmettre à l’OPCO dont il dépend, pour que celui-ci puisse être déposé auprès des services du ministère chargé de la formation professionnelle. C’est cette étape qui conditionne la prise en charge financière du contrat.
Quels éléments doivent figurer obligatoirement dans cette convention ?
La convention de formation doit comprendre :
- Les détails au sujet de l’entreprise, dont son Siret et sa raison sociale.
- Les informations de l’apprenti (notamment ses nom et prénom), qui doivent être similaires à l’identité utilisée dans l’entreprise et sur le statut du jeune si le cycle de formation a débuté avant le contrat d’apprentissage avec les dates de formation.
- Les informations du CFA responsable avec le SIRET, la dénomination et l’adresse. Si le lieu principal de formation est différent : les mêmes éléments concernant l’établissement, indiqués sur le contrat d’apprentissage.
- Les informations du titre visé : code RNCP, ainsi que les dates de formation. La fiche RNCP doit être active au moment de la conclusion du contrat.
- Les dates de contrat et le nombre d’heures de formation.
- Les dispositions financières : Le prix de l’action de formation ainsi que les modalités de règlement pour la totalité du contrat (montant du prix global de la formation), dont la majoration RQTH le cas échéant.
- Les différents types de frais annexes : Repas (déjeuner + dîner, si hébergement), l’hébergement (nuitée), le 1er équipement professionnel, les frais de mobilité européenne ou internationale des apprentis ainsi que ceux vers l’Hexagone ou vers d’autres territoires d’outre-mer. L’Opco prend en charge les frais dès lors qu’ils sont financés par le CFA. Les frais annexes ne seront renseignés dans la convention de formation que s’ils sont réellement prévus.
Existe-t-il un support sur lequel les CFA peuvent s’appuyer pour remplir la convention de formation ?
Un modèle a été établi par le ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités disponible dans le Vademecum CFA « Financement et processus de gestion du contrat d’apprentissage pour le secteur privé et public non industriel et commercial », publié en février 2024.
Dans le cas où l’employeur donne mandat au CFA pour la transmission du contrat d’apprentissage à l’OPCO, quelle est la procédure à suivre ?
L’employeur peut effectivement donner mandat au CFA pour cette tâche. Dans ce cas, l’employeur doit fournir une copie du contrat d’apprentissage et de la convention de formation, tous deux dûment renseignés et signés. Si la formation est gérée par un CFA d’entreprise, des annexes pédagogiques et financières reprenant les éléments de la convention doivent être également transmises. Pour cela, deux solutions sont possibles : soit utiliser l’espace myAtlas prestataire ; soit utiliser l’API CFA.
Quand l’OPCO reçoit les documents, il vérifie ensuite que le contrat respecte les conditions légales avant de décider de la prise en charge financière. Les éventuelles modifications apportées au contrat devront toujours être transmises par l’entreprise, même si un mandat de gestion est en place.
Comment la convention impacte-t-elle le financement de la formation par les OPCO ?
Les éléments de la convention sont reportés par l’entreprise lorsque celle-ci réalise les démarches de transmission. Les OPCO s’appuient sur la convention de formation pour déterminer le montant de financement approprié basé sur les coûts pédagogiques stipulés et les frais annexes. C’est donc un document clé qui justifie les dépenses et garantit que les fonds sont utilisés conformément aux normes établies.
Quelles sont les implications financières une fois la facturation effectuée ?
La facturation de la prestation confirme l’engagement financier de l’OPCO Atlas. Sauf en cas de modifications majeures nécessitant une nouvelle validation, aucun changement dans le montant d’engagement relatif aux frais pédagogiques n’est possible après la première facturation. Toutefois, des avenants à la convention de formation peuvent être transmis à l’OPCO pour ajuster le prix de la prestation si des changements essentiels au contrat d’apprentissage, comme une RQTH ou une modification de la date de fin de contrat, surviennent.